【大學生讀Google Sprint Design的收穫】

這篇文章,希望用短短5分鐘的時間讓你確定,這本書是不是符合你的需求。

Google Sprint Design是我在這學期選修的課程「內容產品與內容策略」中的指定閱讀,也因此終於有動力把這本書給讀完,如果單看封面的話可能會覺得很好奇,身為一個大學生、還沒進入職場的我們,為什麼會需要瞭解這本「感覺是專門設計給已經進入職場的人」使用的書,感覺上似乎對學生的立即幫助並不大。而今天我希望透過這篇文章,選擇書中一些有觸動到我的觀點,用一個不同的角度與大家分享閱讀這本書的價值。

我其實想了蠻久的,因為這本書的內容非常扎實,並且提供了非常具體的團隊運作步驟,其實不太可能透過一篇短短的Medium文章就讓大家可以上手運作,真的要實際應用的話還是要親自把整本書吸收才行,所以,不求涵蓋書中所有範圍內容,今天只提一些我看到的、覺得很值得做筆記的地方!

所以,這本書主要圍繞著什麼主題呢?

聽起來好像不難?

  • 覺得討論總糾結於細節,並且討論時重點常常與目標偏離。
  • 逐條討論的情況下,每個成員大聲為自己的點子爭辯,讓整個討論節奏很容易被打亂。
  • 前面就把所有精力用掉,而後面每個人都好像是淡出在整個討論中。

如果你覺得這些問題確實是你的痛點,那這本書很適合你。

身為一個企管系的學生,幾乎每天都會有小組討論,在實習與課外社團的過程中,也有許多與在職人士等一起開會的經驗,這些痛點和抱怨,幾乎每天我都可以聽到,但真的很少人能夠把整個討論帶得順暢有效率、又能顧及每個成員的想法。

我看過很多厲害的人分配在同個組別,但組合在一起討論時,卻感覺不如預期,有些人會歸咎於個性與化學效應,但我認為這件事,其實是可以透過適當的流程去解決的,這也是我認為學生閱讀這本書,可能得到的最大收穫。

分享內容正式開始 !

星期二下午「畫出草圖方案」

普通的團隊討論時,通常會有一個人拋出問題「那我們就開始想,然後想到的話就丟出來討論?」,或著是「欸那我們要不要來腦力激盪一下啊?」

但是前者通常會讓團隊在「提點子」與「互相爭辯」中來回交錯,讓團隊成員的思考模式需要不斷的從「創意發想」、「思考對錯的辯證」、「跟別人辯論」、「顧及團隊的討論氛圍」中來回切換,而造成與會者精力的大量消耗,回到這本書的目的,在每個流程都要盡量節省團隊成員的精力,並能夠專注同時做一件事情,讓團隊討論效率能盡量提高,因此這樣的討論模式並不是非常推薦的。

而腦力激盪在這本書中並沒有被採納,而是用了其他方式去替代,腦力激盪的常見缺點,如果快速搜尋Google的話可以大概看到以下幾點。

  • 很常只能產出比較表面的點子,無法深度思考
  • 環境容易分心,大家一直來回提點子,容易降低個人生產力
  • 外向者與願意發言者,會控制整個討論發想的風向

這本書比較鼓勵的方式是這樣的,星期二下午,先讓大家自己去構思解決的方案,並且畫出示意圖呈現,搭配簡單的文字說明。

這個階段會遵循書中詳細的步驟,細節過多無法一個一個列出,但成果會是每個團隊成員會擁有自己的草圖方案,並且放在白板上就像是美術館的展覽一樣,而最後會搭配到星期三早上的「高速評論與決策流程」來快速發想與篩選出值得嘗試的好點子。

在發想與完善草圖方案時,透過團隊成員各自的努力,可以讓大家更能專注的發想、產出思考比較深入的點子,同時創造一個環境,讓大家都能平等且輕鬆的完善自己的想法。

同時這邊也提到一個很重要的觀念,「抽象構想缺乏具體的細節,因此人們很容易低估與高估它的價值。」加上人們的短期注意力是有限的,透過不斷的筆記與實際的畫圖,能夠幫助團隊記住每個討論過程中發現的細節,也能夠更真實的評價這個方案。

如果是運用在日常學校的討論中,可以注意團隊討論時,如果需要做類似性質的發想,可以計時一段時間,並且讓團隊在這段時間內能暫時分開,安安靜靜的一個人去發想點子,等時間結束後再把各自的點子呈現,或許會比傳統的「來回提點子」與「一起腦力激盪」效果還來的好!

星期三早上「選出適合的草圖方案」

因為人類在「短期記憶力」與「做決定的精力」上是有限的,當我們從一個主題跳到下一個主題時,很難記住全部的細節,而常見的討論模式下,比較靠近後面的提案會因為大家的精力下降,而品質也逐漸下降,同時來回切換在表達方案與批評的模式,其實也是讓大腦不斷切換模式,會損耗更多的決策精力。

因此在面對貼在白板上的這麼多草圖,我們會先發給團隊成員小圓點貼紙,不限制數量地把它貼在草圖中覺得不錯的構想上,這個步驟,可以讓大家「快速聚焦於比較受到歡迎的點子」,同時避開爭辯每個提案的陷阱,避免讓大家在第一步就消耗大量的決策精力。

第二步我們會邀請會議主持人來跟大家快速帶過每個草圖,還有他們的哪些細節是在第一步受到比較多人喜歡的,這些突出的構想會幫它們命名與記錄下來,會是後續可以花多點時間討論的地方,值得注意的是,這些草圖方案最初都不會由它們的作者來親自解釋,是直到主持人與檢視可能的疑慮與問題後,再邀請作者出來說明。

這種不尋常的做法可以促進坦誠的討論,如果作者先來推銷自己的方案,有時候礙於情面,其他人就很難提出他們的批評了。

「為什麼不讓每個人輪流簡報自己的提案?」還有一個簡單的原因,那就是「文字的表述與個人魅力風格很容易影響到團體」,大家應該都見過,一個平庸的點子,能夠被一個很會講話的人詮釋得很厲害,創作者不難替平庸的構想提出很好的理據與說明。

而現實生活中,方案卻要能自己站得住腳,如果單看草圖、簡單文字描述,卻不能吸引大家、需要額外的解釋,那現實中的消費者很可能也會感到困惑。

如果一個草圖得到很多小圓點,那可以多花一點時間討論它,但如果一個方案獲得很少的圓點,而且作者又不能夠提出很有說服力的說明,就可以快速轉移到另外一個草圖,仔細討論一個大家不感興趣的草圖,對時間與精力來說都是很大的浪費!

最後的環節則會讓每個人限時選出一個自己覺得最好的草圖,並簡單解釋原因,但這個部分只是提供給團隊中的決策者意見,最後會由決策者綜合參考大家的意見後,做出最後的決定。

如果是運用到日常學校的討論時,還有一點是值得注意的,書中提到,很多人參與活動時,會很關注於能不能達到全部人的共識,希望做出所有人都支持的決定,但達到完全的共識會花費巨大的時間與精力成本,同時很容易彼此妥協,剩下一個比較保守的選項,很容易只得到一個平庸的結果。

如果下次在學校遇到類似情境,可以試試看上面的評論流程,可以快速聚焦好的點子、更坦誠的討論批評、避免因為哪個人比較受歡迎,連帶讓他的平庸點子看起來很吸引人,或許能夠讓議題的評論加速,拒絕冗長而且令人失望的會議!

終於,我們來到結論!

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